O conselho de administração é definido por lei como órgão de deliberação colegiada integrante da administração da companhia. Suas atribuições estão previstas principalmente no art. 145 da Lei 6.404/76:

Art. 142. Compete ao conselho de administração:

I - fixar a orientação geral dos negócios da companhia;

II - eleger e destituir os diretores da companhia e fixar-lhes as atribuições, observado o que a respeito dispuser o estatuto;

III - fiscalizar a gestão dos diretores, examinar, a qualquer tempo, os livros e papéis da companhia, solicitar informações sobre contratos celebrados ou em via de celebração, e quaisquer outros atos;

IV - convocar a assembléia-geral quando julgar conveniente, ou no caso do artigo 132;

V - manifestar-se sobre o relatório da administração e as contas da diretoria;

VI - manifestar-se previamente sobre atos ou contratos, quando o estatuto assim o exigir;

VII - deliberar, quando autorizado pelo estatuto, sobre a emissão de ações ou de bônus de subscrição;

VIII – autorizar, se o estatuto não dispuser em contrário, a alienação de bens do ativo não circulante, a constituição de ônus reais e a prestação de garantias a obrigações de terceiros;                   

IX - escolher e destituir os auditores independentes, se houver.

1o Serão arquivadas no registro do comércio e publicadas as atas das reuniões do conselho de administração que contiverem deliberação destinada a produzir efeitos perante terceiros.

2o A escolha e a destituição do auditor independente ficará sujeita a veto, devidamente fundamentado, dos conselheiros eleitos na forma do art. 141, § 4o, se houver.

Dentre as atribuições legais do Conselho de Administração merece atenção especial a previsão de que compete ao órgão fixar a orientação geral dos negócios da companhia. Trata-se de competência ampla, que pode dar margem à diferentes interpretações, sendo importante sua regulamentação pelo estatuto social, conferindo-lhe maior concretude.

Além das atribuições previstas no art. 142, a Lei 6.404/76 fixa outras competências de maneira esparsa, como por exemplo, a possibilidade de deliberar sobre emissão de debêntures (art. 59) e bônus de subscrição (art. 75), a deliberação sobre a criação de consórcios, bem como de aumento do capital social dentro do limite do capital autorizado (art. 168), podendo o Estatuto Social ampliar a competência do conselho de administração (art. 142, VI).

Neste sentido, também é importante que o regimento interno do conselho de administração fixe de maneira clara suas responsabilidades, atribuições e processos decisórios.

Por se tratar de um órgão de atuação colegiada, o conselho de administração sempre deverá atuar mediante sistema de deliberação por maioria de votos, não podendo os conselheiros, nem mesmo para fins de fiscalização dos diretores, agir de maneira isolada. Desta feita, mesmo o pedido de informações e de disponibilização de documentos por parte dos diretores, deve ser objeto de votação no conselho de administração.

“Para desempenhar suas atividades de fiscalização o conselho de administração pode examinar a qualquer tempo os livros e papéis da companhia, bem como solicitar informações sobre contratos já celebrados ou por celebrar. Como o conselho constitui órgão de deliberação colegiada, cuja vontade é expressa mediante decisão e voto da maioria dos conselheiros, não há atuação individual de seus membros, diversamente do que ocorre na diretoria e no conselho fiscal. Portanto, qualquer solicitação para que os diretores prestem informações deve ser formulada após a deliberação do conselho, não cabendo a formulação de tal exigência por parte de seus membros isoladamente, uma vez que não existe relação hierárquica entre diretor e conselheiro, mas entre diretor e conselho de administração.” (EIZIRIK, Nelson. A Lei das S/A Comentada, Volume III, 2ª edição. São Paulo: Quartier Latin, 2015, pág.56)

Caso haja deliberação que deva produzir efeito perante terceiros a ata da reunião do conselho de administração deverá ser arquivada na Junta Comercial e Publicada (art. 142, §1º). Todavia, caso as deliberações se limitem a produção de efeitos internos não haverá necessidade de registro e publicação. Em ambos os casos, apesar de existir entendimento doutrinário em sentido contrário[1], a ata pode ser lavrada sob a forma sumária, desde que apresente as decisões tomadas, suas fundamentações e eventuais votos divergentes.

A ata pode ser lavrada sob a forma sumária, o que é usual na prática de mercado, desde que contendo as deliberações e seus fundamentos, bem como eventuais votos divergentes. (EIZIRIK, Nelson. A Lei das S/A Comentada, Volume III, 2ª edição. São Paulo: Quartier Latin, 2015, pág.59)

Sem razão CARVALHOSA ao sustentar (1997, V.3, p. 86-87), ao sustentar que as atas do conselho de administração  não podem ser lavradas de modo sumário como as da Assembleia Geral. (PEDREIRA, José Luiz Bulhões; Alfredo Lamy Filho. DIREITO DAS COMPANHIAS, Volume I. Rio de janeiro: Forense: 2009, pág. 1.054)

Tanto para as reuniões ordinárias – que serão realizadas na periodicidade fixada no estatuto –como para as reuniões extraordinárias, faz-se necessária a convocação formal e por escrito, realizada de maneira pessoal e contendo as matérias que serão objeto de deliberação, sendo certo que a presença de todos os conselheiros suprirá eventual vício de convocação. Caso a ordem do dia, prevista no edital de convocação da reunião do conselho de administração contenha matérias que devam produzir efeitos externos (perante terceiros) e outras deliberações de caráter sigiloso, que não necessitem de eficácia externa, é possível segmentar a ata, arquivando-se e publicando-se apenas o ponto em que há necessidade de produção de efeitos em relação a terceiros.

É possível que seja mantida reserva a respeito de discussão sobre matéria sigilosa que não tem por objeto produzir efeitos perante terceiros. No caso, tais deliberações podem constar de documento separado, não disponibilizada ao público nem arquivado na Junta Comercial. (EIZIRIK, Nelson. A Lei das S/A Comentada, Volume III, 2ª edição. São Paulo: Quartier Latin, 2015, pág.59)[2]

Neste aspecto, JOSÉ LUIZ BULHÕES PEDREIRA e ALFREDO LAMY FILHO[3] vão além e sustentam, inclusive, a possibilidade de realização de reunião do conselho de administração sem que haja necessidade de lavratura de ata, desde que as matérias deliberadas sejam apenas de eficácia interna e que o estatuto social não exija a elaboração da ata de reunião. Todavia, tal posicionamento é minoritário e questionável, pois o art. 100, VI da Lei 6.404/76 estabelece a obrigatoriedade de existência do livro de atas do conselho de administração. Assim, apesar de não haver norma expressa quanto à necessidade de elaboração de ata das reuniões do conselho de administração o entendimento preponderante é no sentido de que sempre deverá ser lavrada ata, que pode ser sumária, havendo necessidade de registro e publicação apenas em caso de deliberações que produzam efeitos externos, como, por exemplo, a eleição ou destituição de diretores.

Apesar do posicionamento de autores como MODESTO CARVALHOSA e HAROLDO MALHEIROS DUCLERC VERÇOSA, no sentido de que a ata de reunião do conselho de administração deve sempre ser analítica, relatando tudo o que foi discutido na reunião do conselho de administração e o posicionamento individual dos conselheiros, com a descrição dos fundamentos utilizados, é perfeitamente possível a utilização de ata sob a forma sumária, mesmo que muitos doutrinadores critiquem a utilização desta forma – críticas apenas acadêmicas, sem negar sua validade -, por não assegurar a transparência almejada pelos acionistas minoritários e prejudicar a publicidade das deliberações do conselho de administração.

Eventuais temas que tenham sido debatidos/discutidos, mas que não estavam na ordem do dia e que não resultaram em nenhuma deliberação a ser seguida pelos diretores não precisam constar na ata. Até porque, salvo decisão unânime dos conselheiros, não é possível incluir nas deliberações do conselho de administração novas matérias não previstas no edital de convocação, pois o conselheiro deve ter a oportunidade de se inteirar sobre os assuntos que serão debatidos a fim de formar seu posicionamento de maneira fundamentada.

Conforme já analisado, a ata pode ser lavrada de forma sumária, desde que contenha as deliberações, seus fundamentos e os votos divergentes. “Por deliberação entende-se a decisão alcançada após prévia discussão e votação majoritária.”[4] Por isso, temas discutidos mas que não estejam diretamente vinculados às competências do conselho de administração, ou que estando dentre suas atribuições, não esteja inserida na ordem do dia e não gere uma deliberação efetiva, não constarão necessariamente na ata de reunião do conselho.

Contudo, caso um conselheiro faça requerimento expresso durante a reunião, os temas discutidos e o seu posicionamento deverão constar na ata, a fim de eximi-lo de qualquer responsabilidade, nos termos do art. 158, §1º:

Art. 158. O administrador não é pessoalmente responsável pelas obrigações que contrair em nome da sociedade e em virtude de ato regular de gestão; responde, porém, civilmente, pelos prejuízos que causar, quando proceder:

I - dentro de suas atribuições ou poderes, com culpa ou dolo;

II - com violação da lei ou do estatuto.

1º O administrador não é responsável por atos ilícitos de outros administradores, salvo se com eles for conivente, se negligenciar em descobri-los ou se, deles tendo conhecimento, deixar de agir para impedir a sua prática. Exime-se de responsabilidade o administrador dissidente que faça consignar sua divergência em ata de reunião do órgão de administração ou, não sendo possível, dela dê ciência imediata e por escrito ao órgão da administração, no conselho fiscal, se em funcionamento, ou à assembléia-geral.

Além disso, é possível que qualquer conselheiro grave as reuniões do conselho de administração. Neste caso, quando a gravação é realizada por uma das partes da conversa ou reunião a jurisprudência não tem considerado prova ilícita.

[1] As atas vertentes deverão relatar de forma completa o teor das reuniões, para o fim de servir como meio eventual de prova de atos de responsabilidade de membros do conselho de administração por culpa ou dolo no desempenho de suas atribuições. Daí a incompatibilidade deste objetivo com a lavratura da ata sumária, a qual, embora prevista para a assembleia geral no art. 130 da LSA, é regulada em caráter de exceção à regra geral – interpretação claramente demonstrada em vista das condições que devem ser preenchidas para a sua adoção. (VERÇOSA, Haroldo Malheiros Duclerc. Curso de Direito Comercial, Volume III, São Paulo: Revista dos Tribunais, 2014, pág. 386).

[2] Esse também o posicionamento de: LUCENA, José Waldecy. Comentários à Lei das Sociedades Anônimas, Volume II. Rio de Janeiro: Renovar. 2012, pág 329.

[3] A LSA não impõe a redação de ata de todas as reuniões do conselho, mas prevê que a ata de reunião que contém deliberação destinada a ter efeito perante terceiros deve ser arquivada e publicada (art. 142, §1º).

Muitos estatutos de companhias fechadas são omissos sobre atas de reuniões do conselho de administração, e, salvo disposição em contrário do estatuto, cabe ao órgão decidir quais as reuniões de que será lavrada ata. (PEDREIRA, José Luiz Bulhões; Alfredo Lamy Filho. DIREITO DAS COMPANHIAS, Volume I. Rio de janeiro: Forense: 2009, pág. 1.054)

[4] (EIZIRIK, Nelson. A Lei das S/A Comentada, Volume III, 2ª edição. São Paulo: Quartier Latin, 2015, pág.30)

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